Webversionを使うと、プロジェクト毎のファイル共有も簡単に効率よく行えます。
また、検索フォルダ機能を有効活用することにより、プロジェクトを横断したファイルも、プロジェクト毎のフォルダを検索することなく取得することができます。
例えばプロジェクトリーダーのフォルダには、常に各プロジェクトの最新の報告書が保管された状態になります。

Webversionには、ファイルが更新された場合に過去のファイルを自動的に管理する強力なバージョン管理機能が備わっています。 その機能を有効活用することで、1つのファイルを複数のユーザーが同時編集しても、 上書きされて過去のデータが消えてしまうということはありません。
例えば、雑誌編集を例に取りますと、ライターと編集者との間で制作と校正を何度も行う際に、バージョン管理が威力を発揮します。

ライターと編集者の間では、原稿作成と校正のやり取りを頻繁に行うため、情報の行き違いや、ファイルの間違えた上書きの危険性があります。それを回避するためには、どちらか一方しかファイルを扱えない等の弊害が起こり、作業にも支障をきたします。

Webversionを利用すれば、バージョン管理がなされるので、片方の作業状況で自分の作業に影響を及ぼすことがありません。お互いが気兼ねなく、スムーズに作業が行えます。また、編集者は往々にして複数の校正を抱えているため、記事ごとにプロジェクトフォルダを作成したり、検索フォルダを活用して、必要なファイルのみを抽出するなど、記事を総合的に管理するツールとして力を発揮します。