大きく2点ありました。
コロナ禍ならではの課題として、欠席連絡が紙ベースで非効率であり、リスクを伴っていたこと。
また、市からの非効率な連絡を改善したかったこともあります。
導入を検討していたのはちょうどコロナ禍であり、欠席連絡をどのように行うかが重要課題でした。
特に連絡ノートを児童経由で渡してもらうなどの紙を用いた連絡は、リスクを伴うという意見が各所からあがっていました。
また、お知らせ文書やチラシを作成し、紙に印刷する。
それを各学校のクラスごとに分けて持っていくという作業は膨大です。
学校向け文書をやり取りする手間やコスト削減も課題と感じていました。
その他、市で行うアンケート実施が非効率であったことも課題でした。
sigfy導入の決め手
まず、sigfyは「学校の業務改善」に主眼をおいていることが分かり、そこが魅力的だと感じました。
実際に操作してみて、学校現場の意見を聞いて作られている部分が多く、現場の業務効率化に繋がると感じています。
また、元々課題に感じていた欠席連絡だけではなく、
市からの様々な連絡を改善することに繋がると感じたのも、決定に至った一つの要因です。
これまで、災害時の緊急連絡や市全体でのアンケート実施の際、ツールの種類や利用方法が各学校で異なっていたため、
市民にとっては非常に分かりづらい状況となっており、そちらも解決したいと思っていました。
連絡ツールの導入を検討したデジタル統括課では、利用者である市民の目線を大切にしていますが、
市民だけではなく、ツールを利用する教育委員会や学校側の業務改善につながり、
楽になるというメリットがあってこそ、浸透していくものだと考えています。
以上のことから、sigfyは市民・教育委員会・学校にとって「三方よし」のツールだと感じています。
導入を具体的に進めるにあたり、「市民サービスの向上を実現するとともに、現場にもメリットがあるような仕組みである」と
教育委員会や学校に伝えることができ、理解を深めてもらうことができました。
他社サービスと比較して感じたsigfyの利点
sigfyは機能が充実しており、アンケートが細分化できるところが他社サービスよりも丁寧でよいと感じました。
また、市主体で導入するので、災害などの非常事態において、
サーバーを含めたシステムの継続性についても重要視していますが、その点も他のシステムよりも優位性があると感じました。
その他、求める機能については導入前に細かく確認しました。
例えば、連絡手段は、様々な選択肢を用意することが浸透に欠かせないと考えています。
「アプリしか使えません」と限定すると反対する人も出ますし、アプリが入れられない環境の人たちもいらっしゃいます。
われわれ行政は、ツールを利用される方がどういう方で、どのようなアプローチが最も適切なのか、
利用者目線を意識し、柔軟な選択肢を用意する必要があります。
その他、送信先の細かい設定ができるか、学校ごとにアンケートを実施できるか、
教育委員会から一斉にアンケートが実施できるかなども重要な観点でした。
これらを総合的に勘案し、市が求める機能を高いレベルで備えているsigfyの導入を決定しました。
sigfy導入後の具体的な効果
sigfyを導入したことで、保護者への連絡は楽になり、市からの情報も浸透していると実感しています。
教育に関わるイベントの連絡手段としても活用できており、市民サービスの向上に役立っていると感じています。
また、多くの情報を一元管理できる点も大きな利点です。
各学校においてもしっかり利用できているようです。
ツールを変更してほしいなど不満点はあがってきていません。
さらに、保護者の方々にも、システムの便利さが伝わっています。
保護者は子供がプリントを持って帰る時間帯が特に忙しいと思いますし、
子供がプリントをきちんと出してくれないケースもあります。
sigfyであれば、リアルタイムで学校や教育委員会からの連絡を見ることが可能です。
また、そのままスマートフォンからアンケートに回答したり、
イベントの申し込みまで完了したりすることができ、この手軽さゆえに好評をいただいています。
その他、市の他部署から「sigfyと同じような連絡ツールを導入したい」という相談がくることがあります。
これはシステムが実際に使われている証だと思います。
「sigfyは便利だ」という実感があり、市内でも「sigfy」のツール名が浸透しているように感じます。
導入を検討されている方々へ
市全体でツールを導入する場合は、操作がシンプルで使いやすいものが良く、管理運用が煩雑ではないことも重要と考えます。
sigfy導入後は4月の異動シーズンでも教育委員会への問い合わせもなく、年度更新作業なども学校側でしっかり運用できています。
さらに、サポートデスクの存在が大きな助けとなっています。
教育委員会や学校教職員の交代があっても、運用に影響が出ることはありません。
それは、サポートデスクがきちんと機能しているからだと感じています。
自治体としての導入において特に重要な3点である
「通信を安定的に行うこと、災害時も含めて運営が安定していること、セキュリティが保たれていること」も
sigfyはしっかりクリアしています。
全国的にデジタル化が進み、自治体のデジタル化では住民に使っていただけないなどの失敗例が多いとの声もよく聞きます。
成功するデジタル化の黄金則はwin=winのデジタル化であり、
住民にも自治体にもメリットがあるような仕組みを推進していくことが必要です。
sigfyは、保護者にとっても学校現場にとっても、そして教育委員会にとっても大いにメリットがあり、
デジタル化の恩恵を実感いただけるサービスだと考えています。
多様化する保護者のライフスタイルへの対応や多忙を極める教育現場の業務改善はどの自治体にとっても課題であると考えますが、
sigfyはその解決策の一つになるものと信じています。
一度デモなどでsigfyを体感いただくことで、その良さをわかっていただけるのではないでしょうか。