現金での集金の手間とリスクからの解放
原田小学校PTAでは、これまで現金で会費を徴収していました。集金日を特定の日に設定し、PTA役員と保護者ボランティアの協力を得て集金作業を行っていました。全クラス分の会費を徴収する必要があったため、クラス数×2名以上の保護者の協力が必要となり、作業も半日かかるなど担当者に大きな負荷がかかっていました。また、子どもに現金を持たせることへの不安もありました。
集金後の作業としては、現金確認や領収証の発行、金額の間違い対応がありました。欠席した人や持ってくるのを忘れた人、金額を間違えた人の会費については、再度集め直す必要があります。手紙を出して集金日を再設定するなど個別対応が必要で、大変手間がかかっていました。特に子どもを経由して手紙を渡す必要があり、保護者と直接意思疎通が取れなかったことも苦労していた点でした。
sigfy導入のきっかけ
実際に役員として集金の場に立ち会ってみて感じたのは、現金の取り扱いや多人数での集金作業はPTAとしてリスクが大きいということでした。作業負担も大きく、今後のPTA活動の継続性を考えると、この方法を続けるのは困難ではないかと感じていました。また、保護者の利便性を考え、デジタル化を進める必要があると判断しました。
インターネットで集金機能のあるシステムを探していたところ、sigfyを見つけました。sigfyには集金機能だけではなく、保護者にメッセージ送信ができる機能があった点が導入の決め手になりました。
導入決定後、運用開始までの取り組み
sigfyの導入は、段階的に行っていきました。最初に、作業の効率化や時間の削減、費用対効果の向上についての提案書を用意しました。提案書を元にPTA本部内で検討し、学校の先生ともお話ししました。その結果、「まずはやってみましょう」ということになりました。
次にPTA会員である保護者の皆さんに導入協力をお願いする活動を行いました。前年度の秋くらいから「sigfy導入特別号」を3回発行し、段階的に「どんなものを入れるのか」「どういうことができるのか」「保護者にとってどういうメリットがあるのか」ということをPRしました。特別号の発行は、導入への理解を深める一助になったと思います。
sigfyの導入でコミュニケーションもスムーズに
sigfyの導入により、集金が完全にデジタル化され、現金の取り扱いがなくなりました。画面ひとつで集金ができるようになりましたので、現在はほぼPTA役員1名で集金開始の準備から金額の確認まで完結できるようになっています。
これにより集金作業の手間が大幅に簡素化され、紛失や盗難などのリスクや不安もなくなりました。特に、領収証の発行や金額の間違いがなくなった点が素晴らしく、保護者とのやり取りもスムーズになりました。
そのほか、集金以外の保護者への連絡もsigfyを通じて行うようになり、情報の伝達が迅速かつ確実に行えるようになりました。
保護者への連絡文書を紙で発行していた頃は、原稿を作成してから先生への内容確認依頼や印刷作業、クラスごとの振り分けやクラスごとの棚に入れる作業などの業務で時間がかかっていました。また、これらの作業は必ず学校が開いている時間帯に行う必要がありました。
仕事が終わったあとにメッセージを作成し、予約送信することができるようになったため、自分の時間を犠牲にしてPTA活動を行う負担が減った点が一番のメリットだと思います。
sigfyの導入により、PTA活動のデジタル化が進み、時間や手間を節約できるようになりました。
PTA活動の未来を見据えて
初年度はsigfyの普及率を上げるための取り組みを行いました。例えば、紙で配信していた不審者情報や、子どもや保護者のヒヤリハット体験ニュースを発信することで「有益な情報がリアルタイムで配信されるツール」という認識が広まりました。
現在では、sigfyの普及率が約100%になり、ほとんどのPTA会員が情報をキャッチできるようになっています。
sigfyによって集金の課題は解消されたので、今後はsigfyの利便性をさらに高めたいと思っています。sigfyの認知度が上がったことで「sigfyでアナウンスしてもらえますか？」という依頼がくることがあります。一部の限られた人だけが配信できる現状から、委員会やPTAバレーボールチームなどといった利用シーンを広げることを考えています。より多くの人に便利に使ってもらいたいと考えています。
また、sigfyの機能を活用して、PTA活動の幅を広げていきたいです。例えば、イベントの案内やボランティアの募集など、様々な情報をリアルタイムで共有できるようにしていきたいと思っています。
導入を検討しているPTAへのアドバイス
sigfyを使うことで、集金のデジタル化が実現し、PTA会員である保護者の利便性が上がります。また、個別の連絡もスムーズに行うことができ、迅速な情報共有が可能になります。
例えば、「花植え活動」のような地域の活動で人が足りないとなった時に、その日のうちに皆さんに声をかけて集めることができるなど、さまざまなことが非常にスムーズに進みやすくなっていると感じています。
新しいツールの導入には抵抗があるかもしれませんが、このように効果は絶大です。sigfyを導入することで、保護者とのコミュニケーションがより円滑になり、活動の幅が広がります。
導入を検討している方には、ぜひお勧めしたいです。